Правила подготовки и оформления документов

Правила подготовки и оформления документов
1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Типовые правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».
2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и порядок организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – организации) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.
3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
4. На основе Типовых правил, организации - источники пополнения Национального архивного фонда, расположенные на территории области, города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают по согласованию с местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы правила документирования и управления документацией.
Организации - источники пополнения Национального архивного фонда, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают и утверждают аналогичные правила по согласованию с ними.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).
В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
6. При смене руководителя службы ДОУ документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
7. Настоящие Типовые правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты, со служебной информацией с пометкой «Дсп» и сведения ограниченного распространения.
8. Подготовка нормативных и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
9. Документы составляются на государственном языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.
Распорядительный документ на государственном языке и создаваемый аутентичный распорядительный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
10. При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.
11. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа, за исключением писем;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати.
12. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее:
10 мм - левое;
20 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
13. В организации применяются следующие бланки документов:
1) бланк письма организации, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;
2) бланк конкретного вида документа организации, согласно  приложению 3 к настоящим Типовым правилам:
3) общий бланк организации,согласно приложения 4 к настоящим Типовым правилам.
Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
14. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
15. Бланки документов государственных организаций с цветным изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, а при необходимости серия.
16. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
17. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на листах бумаги в левом верхнем углу.
18. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, могут составляться на листах бумаги форматов А4 или А5, с указанием наименования вида документа и изложением текста на одном языке согласно приложению 5 к настоящим Типовым правилам.
19. При оформлении документа, разработанного двумя и более государственными организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не используется.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций.
Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.